• Главная
•  > 
• Статьи
•  > 
• Концепция управления знаниями как парадигма принятия решений для менеджеров проектов

Концепция управления знаниями как парадигма принятия решений для менеджеров проектов

Романова М.В.

В последнее время все большее внимание уделяется менеджменту знаний, при этом знания рассматриваются как нематериальные (невидимые, неосязаемые) активы фирмы, обеспечивающие устойчивые конкурентные преимущества. Наиболее явно это проявляется для компаний, занимающихся проектированием, консалтингом и аудитом.

Менеджмент знаний направлен на формирование, функционирование и взаимодействие специализированных локальных центров, в которых концентрируются знания, навыки и опыт, обосновываются и принимаются решения. Принятие решений понимается в широком смысле и связано с реализацией самых различных функций организационного управления. В таких центрах осуществляется системный анализ декларативных знаний и формирование процедурных знаний. Функционирование подобного центра это эволюционный процесс формирования метазнания - саморазвивающейся системы знаний.

Потребность в развитии центров знаний обусловлена объективными причинами. Одна из наиболее важных - необходимость создания эффективных систем управления для крупных фирм с масштабной сферой деятельности (корпораций, финансово-промышленных групп). Она становится для них актуальной, поскольку они располагают многовариантными возможностями выбора источников формирования, способов концентрации, направлений использования ресурсов (финансовых, материальных, интеллектуальных и др.). Возрастающее значение при этом приобретает координация управления инновационными проектами.

Восприятие новизны как таковой носит исключительно субъективный характер и не зависит от того, существовал ли рассматривающийся объект как новый ранее или нет: индивид воспринимает его как новый. Потребитель становится сторонником инновации, когда может адекватно оценить состояние окружающей среды и спрогнозировать свое состояние в контексте инновационного процесса в терминах приобретения - потери социальных преимуществ. Этот феномен получил название инновационного восприятия. Инновационное восприятие может развиваться у индивида в процессе приобретения им новых знаний и пересмотра своих ценностей, установок, ожиданий. Инновационную возможность можно определить как особое представление субъекта, связанное с переживанием благоприятно складывающейся для него ситуации и субъективной оценкой вероятности нововведения своих социальных параметров в лучшую сторону. Благоприятные инновационные возможности формируются в контексте анализа конкретной ситуации, которая не поддается четкому прогнозированию. Функциональная совместимость описывает требования, предъявляемые потенциальному пользователю инновации для эффективного ее потребления. Чем сложнее операционный аспект инновации, тем медленнее будет осуществляться ее внедрение. Комплексность инновации заключается в том, что она может содержать сложные идеи, или же ее реализация может быть сложной.

В зависимости от результатов интерпретации может возникнуть побуждение к инновации - процесс, происходящий под воздействием особого комплекса потребностей. Тогда инновация может рассматриваться как социальное действие, представляя собой результат интеграции данных потребностей с определенным стимулом. Побуждение к инновации активизирует созидательные когнитивные процессы (поскольку механизм мышления основывается на новых данных), в рамках которых впервые взаимодействуют атрибуты инновации и определенные характеристики потребителя - потенциального пользователя инновации.

Т.е. при определении инновации учитываются образцы потребительского поведения. Этот подход лежит в основе типологии, в соответствии с которой существуют:

1. вялотекущая (continuous) инновация (имеет минимальное воздействие на образцы поведения);
2. динамично развивающаяся инновация (новые и традиционные формы поведения содержатся в личностной структуре индивидов в равной мере):
3. скоротечная инновация (быстро утверждает новые образцы поведения).

Потребительская ценность инновации заключается в том, что она формирует значительный объем ранее несуществовавших объектов и действий (или критических атрибутов, расширяющих альтернативное поведение индивидов), что характеризуется понятием ожидаемого относительного преимущества инновации. Быстрее всего внедряются инновации, обладающие значительным количеством наглядных преимуществ. Преимущества новшества показываются потенциальным потребителям в ходе его демонстрации. Выделяют два типа демонстрации: демонстрация использования (методическая демонстрация) - показ процесса эксплуатации инновации и демонстрация результата - показ благ, приобретенных в результате использования инновации .

У нововведений есть определенные источники, принципы успешной реализации и методы оценки эффективности. Выделяют семь основных источников инновационных идей (проранжированы П. Дракером в порядке убывания по критериям надежности и предсказуемости):

• неожиданное событие (инновации, являющиеся следствием неожиданных событий, наименее рискованны и требуют наименьших усилий. Неожиданная удача недооценивается по причине несовершенства отчетно-информационной системы и ограниченности кругозора руководителей организаций);
• неконгруэнтность (несоответствие между имеющейся реальностью и нашими представлениями о ней (о том, какой она должна быть);
• потребность процесса (наличие у него слабостей и недостатков);
• внезапные нововведения в структуре отрасли или рынки;
• демографические нововведения;
• нововведения в восприятиях, настроениях и ценностных установках;
• новые знания.

Предложенная классификация источников инновации является основой целенаправленной деятельности предпринимателей, хотя границы между этими источниками инновационных идей размыты и пересекаются.

Неожиданные - как благоприятные, так и неблагоприятные - события должны отслеживаться и анализироваться в информационной системе организации. Эффективность внедрения такой инновации связана со всесторонней экспертной и управленческой поддержкой и зависит от следующих факторов:

• тщательного анализа ситуации;
• наличия политической поддержки;
• наличия значительных материальных и аналитико-информационных ресурсов.

Важным критерием оценки нововведения является его экономическая, потребительская ценность, успех на рынке - наличие определенного устойчивого круга потребителей инновации, а не научное его наполнение и не оригинальность решения.

Эффективность инновационного процесса обеспечивается надежностью "стыков" ее стадий, скоростью перехода от любой предыдущей к любой последующей стадии, что обеспечивается созданием проектных групп.

Несоответствие качества процесса предъявляемым к нему требованиям называется несовершенством процесса. Термин ввел Э. Даунс в 1966 г. С установления этого факта начинается поиск альтернатив действия. Критерием оценки качества процесса служит экономическая эффективность, выражающаяся в успехе на рынке - удовлетворенности потребителей.

Несоответствие процесса порождается:

• неверными ожиданиями лица, принимающего решения;
• появлением иных критериев удовлетворенности;
• технологическими нововведениями;
• нововведениями в распределении власти между индивидами и группами;
• нововведениями рыночной конъюнктуры:
• нововведениями технологии в макросреде;
• нововведениями статуса организации в иерархии власти в контексте окружающей среды.

Несовершенство процесса может быть вызвано действием исключительно социальных факторов, например, уходом из организации ключевого эксперта. Несовершенство процесса деятельности способствует созданию новых инновационных возможностей. Именно этот факт служит основанием для интеграции частных теорий индустриальной теории управления, объясняющих процессы управления организацией, с современными концепциями маркетинга и организации проектных работ.

Для успешного претворения в жизнь инновационных решений, основанных на потребности процесса, требуется наличие пяти основных критериев:

• автономности процесса;
• одного "слабого" или "отсутствующего" звена;
• четкого определения цели;
• конкретизации решения;
• высокого уровня восприимчивости или же широкого понимания пользы предложенной инновации.

Результативная инновационная политика (при наличии вышеуказанных критериев) связана с последовательной реализацией алгоритма, состоящего из следующих действий:

• анализа возможностей:
• накопления специализированной информации;
• разработки простого и функционального изобретения;
• углубления специализации нововведения, выражающегося в стремлении удовлетворить потребности специфического рыночного сегмента. Особенности феномена потребности процесса описаны в работах П. Дракера.

Компьютеризация всех сфер общественной деятельности и повседневной жизни человека - самый впечатляющий феномен последней четверти XX в. В наиболее развитых странах - США, Германии, Великобритании, Японии количество компьютеров на тысячу жителей достигло к концу 1990-х гг. уровня 250-400 единиц. Этот уровень конечно уступает показателям таких "идолов" XX в., как автомобиль (в среднем в 1,5 раза) и телевизор (в 2 раза), но темпы распространения компьютеров гораздо выше. С момента появления персонального компьютера на массовом рынке прошло примерно двадцать пять лет. Для достижения того же уровня распространенности, какой к началу XXI в. Имеет компьютер, телевизору в свое время потребовалось около сорока лет, а автомобилю порядка семидесяти. Помимо количественного роста, большое впечатление на любого аналитика производит рост числа функций - способов применения компьютерных технологий. Из просто вычислительной машины, именуемой ныне полузабытой аббревиатурой ЭВМ, компьютер превратился в универсальное устройство, которое с равным успехом может служить профессиональным инструментом. Проектные менеджеры должны обладать возможностью видеть организацию в целом и понимать взаимодействие между отдельными ее частями. Для получения, обработки и анализа информации, выработки основополагающих принципов, установления взаимосвязей, выявления как трудностей, так и благоприятных возможностей, формулирования выводов, принятия решений и составления планов управляющие используют свои аналитические навыки.

Принятие решений - ключевой момент в деятельности управляющих, требующий аналитических навыков. Многие исследователи занимались подробным изучением процесса принятия решений и разбили его на шесть этапов.

Условия и типы принятия решений

Выделяют шесть этапов и четыре типа условий принятия решения.

1. Выявление необходимости принимать решение. Менеджеры непрерывно контролируют обстановку внутри и вне организации, чтобы не пропустить изменения, способные создать проблемы, требующие немедленного решения, или возможности, которыми следует воспользоваться.

2. Анализ и определение возникшей проблемы или открывшейся возможности. Менеджеры определяют их причины и устанавливают требования, которым должно отвечать будущее решение.

3. Изучение возможных альтернатив. Менеджеры вырабатывают несколько вариантов решения или способов действия.

4. Выбор желательной альтернативы. После рассмотрения преимуществ и недостатков каждой альтернативы менеджеры избирают наиболее многообещающий способ действий (который может представлять собой комбинацию из нескольких рассмотренных альтернатив).

5. Выполнение выбранного решения. После тщательного планирования и учета реакции тех, кто будет выполнять решение, и тех, кого оно затронет, менеджеры претворяют свое решение в жизнь.

6. Оценка полученных результатов. Менеджеры следят за результатами своих решений, чтобы увидеть, привел ли выбранный способ к достижению цели, не возникают ли новые проблемы или возможности в результате этого решения и не следует ли принимать новое решение.

Существуют четыре типа условий, в которых принимаются решения.

• необходимая информация в полном объеме, менеджеры чувствуют себя уверенными в успехе и принимают решения наверняка;
• необходимая информация в неполном объеме, в решениях менеджеров присутствует большая вероятность неудачи, так что они принимают решения с некоторой долей риска;
• отсутствие информации, менеджерам приходится делать предположения, которые могут оказаться неверными, так что в их решении заложена неопределенность;
• неясные цели, плохо определены альтернативы и полностью или почти полностью отсутствует информация, очень велика вероятность того, что их решение будет неудачным, так как оно принималось на основе интуиции.

Важнейшим аспектом планирования является тщательная оценка исходных данных. Поскольку предприятие развивается тем или иным определенным образом под влиянием условий, сложившихся в прошлом, постольку их изменение обусловливает необходимость новых методов деятельности предприятия. Эта функция требует от менеджера владения аналитическими навыками в принятии решения.

Детализация этапов процесса принятия решения

Прежде чем приступить к детализации процесса принятия решения, обозначим основные этапы процесса как такового. Этапы и операции процесса принятия решения следующие:

• выявление управленческой проблемы или задачи;
• предварительная постановка цели;
• сбор необходимой информации;
• анализ информации;
• определение исходных характеристик проблемы с учетом накладывания ограничений;
• уточнение цели и критерия управления, окончательная их формулировка;
• обоснование и построение формализованной модели проблемной ситуации;
• разработка альтернативных вариантов решения проблемы;
• выбор метода решения;
• экономическое обоснование выбранного решения;
• согласование решения с органами управления и исполнителями;
• окончательное оформление и утверждение решения;
• организация выполнения решения;
• контроль выполнения решения;
• стимулирование повышения качества работ, экономии ресурсов и соблюдения сроков;
• установление обратной связи с лицом, принимающим решение, и, при необходимости, корректировка цели и задач.

Каждый этап состоит из ряда операций. Например, первый этап "выявление управленческой проблемы" требует выполнения следующих операций:

• Анализ ситуации или объекта по качественным и ресурсным показателям.
• Сравнение эффективности объекта с лучшими мировыми достижениями в данной области.
• Определение расхождения показателей анализируемых объектов.
• Анализ литературных источников, патентного фонда, отчетов о НИР, рекламаций и претензий потребителей.
• Анализ организационно-технического уровня производства у изготовителя и потребителя.
• Формирование направлений развития объекта и т.д.

Процесс разработки управленческого решения относится к разряду управленческих процессов.

Аналогично производственным процессам на основные, вспомогательные и обслуживающие подразделяются управленческие процессы. Только здесь в качестве предмета труда выступает управленческое решение, информация, нормативно-технический или управленческий документ. Если операция направлена на изменение любого параметра управленческого предмета труда, то этот процесс будет основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся процессы по накоплению, контролю и передаче предмета труда. К вспомогательным - все те, которые создают нормальные условия для протекания основных и обслуживающих процессов: изготовление, приобретение или ремонт средств технического оснащения и т.п.

Проектирование любых процессов осуществляется на основе анализа и разработки мер по углублению межпроизводственной, внутрипроизводственной, технологической и функциональной специализации. факторами углубления любой формы специализации являются унификация, типизация и стандартизация операций, процедур, методов, информации и других элементов систем управления.

Менеджеры принимают решения на стадиях планирования, организации, мотивирования, контроля и координации. Так, составление плана на предстоящий плановый период связано с принятием таких решений. как цели деятельности, необходимые ресурсы, способы достижения поставленных задач. Процесс организовывания неизбежно вызывает необходимость принятия решений по вопросам о структуре производства и управления, об организации производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, об организации труда рабочих и специалистов. Процесс контроля связан с принятием решений о том, что, как и когда контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как производить анализ полученной информации и каким образом корректировать процессы в соответствии с данными контроля и т. д.

Управленческие решения для проектных менеджеров всегда связаны с необходимостью воздействий на объект управления с целью приведения его в желаемое состояние и, так как это требует затрат времени, можно с полным основанием говорить о процессе принятия решений. Начальный импульс процессу принятия решений задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации (команда, приказ, распоряжение, план и т.д.) подается на "вход" управляемого объекта. Таким образом, процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать. Поэтому основным элементом каждого процесса принятия решений является проблема, под которой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства) желаемому или заданному, т. е. цели или результату деятельности. Выработка плана действий по устранению проблемы составляет сущность процесса принятия решений.

Самая простая, "идеальная" схема принятия решений предполагает, что процесс представляет собой прямоточное движение от одного этапа к другому; после выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений, из которых выбирается лучшее. Количество разрабатываемых и рассматриваемых вариантов зависит от многих факторов и прежде всего от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и информации. Как правило, главным ограничителем является время, в течение которого должно быть принято решение. Поэтому параллельно с разработкой вариантов производится их оценка, а окончательное решение нередко принимается путем выбора лучшего из тех, которые были подготовлены и рассмотрены в запланированный период времени.

Необходимым элементом (и параметром) процесса принятия управленческих решений является оценка тех действий, которые предпринимаются на его различных этапах. На этапе постановки задачи принятия решений -это оценка границ, масштабов и уровня распространения проблемы и проблемной ситуации на этапе решения - оценка различных вариантов, предлагаемых специалистами, на этапе принятия решения - оценка ожидаемых последствий его реализации. Для этой цели используются критерии.

На первом этапе в качестве критерия распознавания проблемы чаще всего используется целевая установка, по отклонению от которой и судят о возникновении проблемы. Следовательно, руководители всех уровней должны иметь четко сформулированные цели и задачи своей деятельности, чему способствует применение системы управления по целям (или по результатам). В противном случае существование проблем определяется чисто интуитивно или по мере поступления сигналов, что существенно усложняет последующий процесс принятия решений.

Этап формирования решений начинается со сбора и обработки информации, необходимой для выработки курса действий. Как правило, при решении сложных проблем не удается ограничиться только той информацией, которую предоставляют действующие системы отчетности: поэтому требуется время и ресурсы для информационного обеспечения решения проблемы.

На этапе выработки курса действий, т. е. разработки вариантов решения проблем, применяются различные критерии, позволяющие из множества проектных предложений выбрать допустимые, а из них - наиболее полезные или предпочтительные для решения целей организации. От того, насколько обоснованно они выбраны, зависит качество управленческих решений, а оно в свою очередь предопределяет конкурентоспособность организации, быстроту ее адаптации к изменениям хозяйственной ситуации и в конечном счете - эффективность и прибыльность.

Наиболее полно система критериев оценки решений разработана для хорошо структурированных проблем, позволяющих применять экономико-математические методы. С их помощью определяются лучшие решения, например, по таким параметрам, как сроки окупаемости капиталовложений, прирост доходов или прибыли, минимизация текущих издержек или максимизация производительности труда и т.п. Нередко в качестве критерия выбора решения применяется фактор времени, особенно важный в условиях переходного периода, для которого характерна неустойчивость состояния экономики и общества в целом. Задержка с принятием решения или выбор решения, которое связано с более длительным процессом реализации, могут существенно снизить ожидаемые результаты (из-за инфляции, изменения политики и прочих факторов внешней среды). Поэтому на этапе выработки курса действий проектным менеджерам приходится анализировать большое количество вариантов решений, отличающихся различными комбинациями используемых ресурсов организации.

В практике проектного менеджмента часто возникает необходимость решения слабо структурированных проблем, не дающих возможности оценивать варианты с помощью математического аппарата. В этом случае для оценки решений может применяться система взвешенных критериев, а сам процесс оценки осуществляется в три этапа. На первом формируются самые важные критерии, необходимость выполнения которых не вызывает сомнений. Альтернативные варианты оценивают по этим критериям (которые в сущности являются критериями ограничения) и разделяют на группы: соответствующие требованиям, не соответствующие и "сомнительные". На втором этапе анализируются варианты по остальным критериям, а на третьем делается попытка установить те опасности, которые могут возникнуть при принятии выбранного решения. Таким образом, выбор окончательного решения из множества допустимых и полезных осуществляется на основе взвешивания важности целей и обязательно учитывает как положительные, так и отрицательные последствия его реализации. Они могут быть социальными, экономическими, организационными, технологическими, политическими, т. е. могут затрагивать самые разные стороны деятельности проектной организации.

Организация выполнения принятого решения - важнейший элемент процесса управления. Решение должно быть доведено до исполнителей, которые получают четкую информацию о том, кто, где, когда и какими методами выполняет действия, связанные с ним. Создание образа, мобилизующего исполнителей - задача руководителя, направленная на создание условий для реализации решения. Наряду с методами прямого воздействия (приказ, распоряжение, административное давление и т.д.) используются меры материального стимулирования работников, воздействие путем авторитета и убеждения и т.д. Все они направлены на то, чтобы преодолеть сопротивление нововведению, изменить взгляды и повысить заинтересованность участников процесса реализации принятого решения, активизировать их деятельность и в конечном счете - решить проблему, стоящую перед проектом.

к.э.н. Романова М.В., PMP, CPM,
Руководитель университетских программ IBM,
вице-президент Московского отделения PMI.

Вы можете задать автору интересующие Вас вопросы по телефону +7 (495) 796-11-35 или по электронной почте avtor@src-master.ru.