• Главная
•  > 
• Статьи
•  > 
• Самый дефицитный ресурс

Самый дефицитный ресурс

Вера Кобзева

Статья опубликована в журнале «Протокол и этикет»,
№1, 2003 г.

Многим знакома поговорка "Точность - вежливость королей". Однако мало кто знает ее продолжение. Полностью это высказывание звучит так: "Точность - вежливость королей и долг всех добрых людей". Эта мысль принадлежит французскому монарху Людовику 14. Она прозвучала в эпоху, когда этикет - как внешние формы обхождения - развивался в Европе особенно бурно.

Точность, пунктуальность, умение обращаться со своим временем и уважать время других людей - все эти качества издавна ценились в человеческом взаимодействии.

В наши дни в деловой среде, в ситуации интенсификации делового общения, ускорения бизнес-процессов, огромных скоростей разных видов коммуникации умение делового человека управлять временем - едва ли не важнейший деловой навык.

"И куда только ушло мое время?", "Рабочий день пролетел, а ничего не сделано!", "Как дни бегут!", "Я ничего не успеваю" - раздаются стоны многих деловых людей. Бремя рабочей нагрузки и стрессовые ситуации давят все сильнее.

Подавляющее число людей, действующих в деловой сфере, рано или поздно всерьез задумываются: как стать более эффективным? Как работать меньше, а делать больше? Как сделать реальностью поговорку: "Не всё в своё время, а всё - в мое время!"

Почему это важно - уметь управлять своим временем? Прежде всего, потому, что время - это самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс человека. Время похоже на здоровье - это и важнейшее богатство и одновременно самая большая проблема. Если не можешь управлять временем, то не получится управлять ничем и никем другим.

Прочувствуйте значение и ценность времени, искренне ответив на вопросы:

1. Хватает ли Вам времени?
2. Что означает для Вас время?
3. Как Вы обращаетесь со своим временем?
4. Сколько времени у Вас осталось?

Ваши размышления над вопросами и ответами проливают свет на Ваши отношения со своим временем. Довольны ли Вы в целом своими ответами? Какой вопрос произвел на Вас самое сильное впечатление? Сейчас вы сделали первый шаг на пути управления своим временем.

Чтобы управлять своим временем, полезно для начала познакомиться с "поглотителями" времени современного делового человека. Их называет Л. Зайверт в своей книге "Ваше время - в Ваших руках". (Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. Пер. с нем. М., 1995) Внимательно изучите список и выявите Ваши личные поглотители.

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система информации по проблемам вашей профессиональной деятельности.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать "нет".
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром "откладывания".
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение ) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Теперь Вы знаете "поглотители" Вашего времени в лицо. Проанализируйте их и наметьте, как побороться с ними. Заполните, например, такую таблицу:

Мой "поглотитель" времени

Причины, по которым этот "поглотитель" появился в моей жизни

Что я могу сделать для устранения этого "поглотителя"

Мой "поглотитель" времени. Причины, по которым этот "поглотитель" появился в моей жизни. Что я могу сделать для устранения этого "поглотителя".

Работая со списком "поглотителей" времени, Вы наверняка заметили, что многие из них связаны с культурой делового общения, в целом, и правилами делового этикета, в частности. Прокомментируем некоторые "поглотители" в аспекте делового этикета.

"Поглотитель" времени - нечеткая постановка цели. К примеру, если деловой человек нечетко ставит цель деловой встречи или отправляется на деловые переговоры, исходя из логики: "Буду действовать по ходу дела, как получится", то вероятность успеха деловой коммуникации и корректного отстаивания своих деловых интересов резко снижается. К тому же, если деловой человек не продумывает свою цель, т.е. не выстраивает образ будущего результата, то, скорее всего, он потратит свое рабочее время впустую и "разбазарит" время своего делового партнера. А ведь представление о том, что "время - деньги" в любой бизнес-культуре в наши дни является аксиомой.

"Поглотитель" времени - личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол. Кое-как организованное деловое пространство письменного стола, кабинета, хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Подобные качества никак не сочетаются с профессионализмом и деловым успехом. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия.

"Поглотитель" времени - отрывающие от дел телефонные звонки. Каждому из нас, безусловно, знакома ситуация, когда во время деловых бесед, встреч, переговоров, как гром среди ясного неба, звонит телефон. Причем, обычно это происходит в самый неподходящий момент - предъявления аргументов, принятия решения или серьезных раздумий. Что делать: отвечать на звонок, игнорировать звонок, изображая, что ничего не случилось, сердиться или демонстративно отключить телефон? В деловом телефонном этикете существует строгое правило: во время деловой коммуникации лицом к лицу телефон следует отключать (или попросить секретаря временно не соединять Вас ни с кем). Если сделать это по какой-то причине не возможно, например, Вы ждете важного для Вас звонка, то необходимо заранее предупредить об этом Вашего партнера. Если же специфика Вашей работы включает такие ситуации, что Вы лично общаетесь с посетителями, начальством, коллегами, подчиненными и в то же время, Вам могут звонить, то, запомните следующее. Когда Вашу очную беседу с кем-либо прерывает телефонный звонок, то возможны варианты:

1. Извинитесь перед партнером, снимите трубку и попросите звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, сколько минут придется ждать и спросите есть ли у звонящего такая возможность.
2. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и попросите звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, через сколько времени Вы будете готовы говорить.
3. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку, объясните звонящему, почему Вы не можете поговорить сейчас, запишите телефон звонящего и перезвоните сами, когда закончите личную беседу.
4. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведите деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.

Помните, что этикет предписывает не прерывать личную беседу с человеком телефонными разговорами. Когда партнер, которого Вы принимаете, видит, что во время беседы с ним, Вы откладываете другие дела, это позволяет ему почувствовать свои значимость и Ваше уважительное отношение к нему.

"Поглотитель" времени - затяжные совещания. Это настоящий бич современных организаций. Подавляющее большинство менеджеров испытывают отвращение к этому виду деловой коммуникации. Люди заседают часами, испытывают стресс, заболевают, конфликтуют. А зачастую так ничего и не решается. Время расходуется, ситуация не улучшается. Чтобы формировать оптимальную корпоративную культуру, проводить эффективные совещания, принимать рациональные бизнес-решения совещания нужно скрупулезно планировать и готовить. Четко поставленная цель, детальная повестка дня, распределенные роли участников и, конечно, желание участников трудиться вместе - вот слагаемые экономии рабочего времени на совещании. Только в этом случае 1 - 1,5 часа совещания могут дать ощутимый бизнес-результат и мотивировать персонал. Об этикетном поведении сотрудников на совещании стоит сказать особо: никаких опозданий и ранних уходов, выключенные мобильные телефоны, отсутствие пререканий, публичные выступления лаконичные и по существу, настрой на сотрудничество, а не критиканство - вот что рекомендует бизнес-этикет.

"Поглотитель" времени - болтовня на частные темы. Традиционно российская деловая культура предполагает, что люди на работе не только трудятся ради успеха своей компании, но и получают эмоциональную поддержку. Для этого они, как правило, делятся своими личными проблемами, рассказывают, что и как произошло в их частной жизни, просят совета сослуживцев. Причем, происходит все это в оплачиваемое рабочее время! Трата десятков рабочих минут и часов на болтовню - примета многих компаний. С позиций делового этикета приносить на работу свои личные проблемы и тем более обсуждать их с коллегами - верх неприличия. Разумеется, находиться на службе с загадочным видом и не сообщать о себе никакой личной информации - это крайность. Здесь актуален вопрос меры и места. Когда, сколько и каких подробностей уместно поведать о себе своим сослуживцам. И главное - нужно ли им это, заинтересованы ли они в личных рассказах о чужой жизни, не поставят ли их подобные повествования в неловкое положение. Этический аспект болтовни заключается в том, что время, которое оплачивает Вам работодатель, Вы тратите на свои личные нужды, таким образом, воруя его.

"Поглотитель" времени - длительные ожидания (например, условленной встречи). Опаздывать на работу, деловую встречу, совещание, переговоры, заставлять деловых партнеров ждать себя - значит, посягать на их время. К тому же, это презентация себя в качестве ненадежного, непредсказуемого, безответственного человека. За то время, пока Ваши партнеры ждали Вас, теряя свой "самый дефицитный ресурс" - время, они могли бы сделать что-то полезное, способствующее деловому успеху. А Вы украли время, ограничив их, совершив интервенцию в чужую деловую жизнь. Всё это - признаки неуважения и пренебрежения. Такое поведение воспринимается как сигнал: "Ты не значимый, не ценный, можешь и подождать, ничего страшного с тобой не случится". Этот подход - вне приличий и вне этикета. Причем, не важно, почему Вы опоздали: сломался будильник, застрял лифт, заглох мотор автомобиля, образовалась дорожная пробка… Вывод один - Вы не уважаете своего делового партнера. Захочет ли он в этом случае уважать Вас, понимать Вас, доверять Вам? Манера опаздывать не укрепляет репутацию и не работает на формирование позитивного имиджа. Немецкая поговорка гласит: "Того, кто опаздывает, наказывает жизнь".

Чтобы взять свое время в свои руки, эффективно управлять временем, профилактировать стресс, добиваться личных и профессиональных успехов, а также соблюдать требования делового этикета, деловому человеку важно выработать личные подходы к управлению временем. Для этого целесообразно учесть специфику деловой среды, особенности профессиональной деятельности, личные биоритмы и рекомендации по управлению временем.

Весьма полезными могут быть организационные принципы распорядка дня по Зайверту Л.
Правила начала дня.

• Начинайте день с позитивным настроем.
• Хорошо позавтракайте и без спешки - на работу.
• Начинайте работу по возможности в одно и тоже время.
• Перепроверьте план дня.
• Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение.
• Утром займитесь важными и сложными задачами.

Правила, касающиеся хода дня.

• Фиксируйте сроки выполнения заданий.
• Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои действия с точки зрения их необходимости).
• Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
• Избегайте незапланированных импульсивных действий.
• Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы.
• Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.
• Между серьезными делами делайте паузы.
• Рационально завершайте начатое (избегайте "скачков в работе", перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить).
• Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел.
• Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

Правила завершения рабочего дня.

• Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня).
• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль.
• Составляйте план на следующий день.
• Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня.

Берегите свой "самый дефицитный ресурс" - время. Обращайтесь со своим временем так, как Вы обращаетесь со своими деньгами. Соблюдайте этикет! Берегите время Ваших деловых партнеров. Поступая так, Вы экономите их деньги. Безусловно, они оценят это!

P.S. Пока я писала эту статью, прошло какое-то время… Пока Вы читали эту статью, прошло какое-то время… А Вы не задумывались, может быть, это не время проходит, а мы проходим сквозь время…

Что приходит Вам в голову, какие у Вас возникают ассоциации, когда Вы слышите слово "время"?

По материалам тренинга Кобзевой В.В. "Управление временем", ассоциации московских менеджеров со словом "время":
Дорого, часы, минуты, циферблат, маятник, Спасская башня Кремля, годы, века, проходить, деньги, быстротечный, план, "остановись, мгновенье, ты прекрасно", не хватает, неповторимо, всё ставит на свои места, лечит, Емеля, печка, начало и конец, тянется, бежит, ушло, нельзя купить.

В списке манер, которые больше всего раздражают в деловом общении - опоздания стоят на первом месте.

Данные А. Маккензи (Цит. по книге Л. Зайверта Ваше время - в Ваших руках)
Из ста менеджеров:

• Лишь один имеет достаточно времени.
• Десятерым требуется на 10 % больше времени.
• Сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени.
• Остальным не хватает 50 % времени.

Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу.
У. Зиверт

Стихотворение Пауля Флеминга из кн. "Колесо фортуны" М., 1989. стр.360.
Размышление о времени.

Во времени живя, мы времени не знаем.
Тем самым мы себя самих не понимаем.
В какое время мы, однако, родились?
Какое время нам прикажет: "Удались"!
И как нам распознать, что наше время значит?
И что за будущее наше время прячет?
Весьма различны времена по временам.
То нечто, то ничто - они подобны нам.
Изжив себя вконец, рождает время время.
Так продолжается и человечье племя.
Но время времени нам кажется длинней
Коротким временем нам отведенных дней.
Подчас о времени мы рассуждаем с вами.
Но время - это мы. Никто иной. Мы сами!
Знай: время без времен когда-нибудь придет.
И нас из времени насильно уведет.
И мы самих себя сваливши с плеч, как бремя,
Предстанем перед тем, над кем не властно время.

Вы можете задать автору интересующие Вас вопросы по телефону +7 (495) 796-11-35 или по электронной почте avtor@src-master.ru.