• Главная
•  > 
• Статьи
•  > 
• 42 Причины неуспевания

42 Причины неуспевания

Александр Горбачев

"Из всех критиков самый гениальный, самый великий, самый непогрешимый - время"

Всем деловым людям известна фраза – «Время - деньги». В наше время эта истина немного изменилась: «Время становится дороже денег», - уверяет один из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марк Гобе. Многие известные специалисты, в том числе и мы, это подтверждают. Иногда кажется, что 24 часов в сутки – мало. Особенно остро это ощущают занятые люди, часто думающие: «Если бы день был длиннее!» А тут ещё со всех сторон подкрадываются они – ВОРЫ. Безжалостные и кровожадные, предоставляющие полный реестр соблазнов, но отнимающие при этом… драгоценное время, отвлекающие и мешающие. Невольно вспоминается строчка из песни Валерия Сюткина: «Ежедневно 42 минуты под землёй я, день за днём, сложу в года». Точно подмечено!

КТО ВИНОВАТ? ЧТО ДЕЛАТЬ?

Моя знакомая, некогда успешный менеджер Элла, вышла замуж, уволилась с работы, решив посвятить себя семье. Недавно она пожаловалась, что в своей новой жизни ничего не успевает!

- До замужества я работала, каждый день писала по пять страниц своей книги, читала любовные романы, сидела в Интернете, просматривала публикации о деятельности компаний, подобных той, в которой я работала, общалась по ICQ с подругами и по телефону с клиентами и коллегами. Времени было мало, но я всё успевала. Теперь же мне его катастрофически не хватает! Я просыпаюсь, долго не могу «раскачаться», потом смотрю одно утреннее шоу по телевизору, затем сериал, созваниваюсь с подругой, потом смотрю – через 10 минут муж придёт, а я ещё ничего не сделала, даже ужин не успела приготовить! Время как будто замедлило свой ход.

Очевидно, верна истина – «Чем больше дел, - тем больше успеваешь!». Элла попала во власть «воров времени» - Интернет, ICQ, телефон, телевизор, DVD, и т.п. Вырваться из этого круга ей будет сложно, но, при желании, возможно.

Рассмотрим другой пример, когда у «похитителя времени» оказалось «человеческое лицо». Такие «воры» всегда узнаваемы – они могут встретиться везде: на работе, на улице при загадочных обстоятельствах, и, что самое страшное, дома! Это - Ваши знакомые, приятели, коллеги, непрошенные гости, забредшие в Ваш офис именно тогда, когда их никто не ждал, родственники, дети. Вполне вероятно, они похищают Ваши драгоценные минуты не нарочно, так что упрекать их бессмысленно и, зачастую, бесполезно. Что поделаешь, друзья остаются друзьями, клиенты – клиентами, а детей вообще надо любить просто за то, что они есть!

К «похитителям времени с человеческим лицом» можно отнести и особый тип людей, называемых «вечно опаздывающие». Они не только лишают Вас драгоценных минут, но еще и лгут, часто даже не осознавая этого: «Ах, как жаль, что я опоздал! Как жаль!» Ну, ведь неправда! Если бы было хоть немного жаль, мог бы хотя бы предупредить о возможном опоздании. «Со мной такое впервые. Обычно я не опаздываю!» Верится с трудом. В реальности, «похититель времени», скорее всего, опаздывает на каждую встречу. И то, что «умиляет» больше всего: «Я действительно хотел с тобой связаться».

Если бы хотел, давно бы связался. Из чего следует, что Ваш бизнес – не в списке его приоритетов. Так стоит ли тратить время на этого человека? Я назначил встречу со своим сотрудником на 14:30. Она должна была продлиться час. Сотрудник опоздал на 30 минут. Я честно предупредил его, что на все обсуждения у нас, увы, осталось не больше получаса. В следующий раз, он пришёл на встречу вовремя.

Да, «похищенных» минут уже не вернёшь, можно только сделать выводы на будущее. Лучше всего держаться от таких людей на максимальном расстоянии. Поскольку Вы не в состоянии изменить тот факт, что определенные люди являются «времякрадами» (а жаль, конечно), измените своё отношение к ним. Снизьте их шансы повлиять на Вашу жизнь! Ни в коем случае не подстраивайтесь под них. Им это понравится, и тогда вам придётся перекраивать всю свою жизнь на новый лад. А времени будет теряться всё больше, больше и больше... Не зря в самом начале мы употребили к «ворам времени» определение «кровожадные».

«Злостные похитители времени» всегда были и будут, с этим, увы, ничего не поделаешь. Но, если вы научитесь их распознавать и поймете, чего от них можно ожидать, сможете с успехом достичь своих целей, не обращая на них внимания.

Ещё один пример «украденных минут» - неверное планирование рабочего времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

ТЕСТ
«Воры времени – лотерея без выигрыша»

Предлагаем проверить себя – много ли драгоценных минут у Вас крадут злостные «похитители времени». Отметьте галочкой «воров», с которыми Вам приходится часто сталкиваться, из представленного ниже списка. «Часто» - означает хотя бы два-три раза за последние две недели.

1. Руководитель
2. Совещания
3. Коллеги
4. Нежданные посетители офиса
5. Неправильное планирование
6. Страх\колебания перед важным делом или решением
7. Откладывание дел
8. Форс-мажоры
9. Телефон
10. Телевизор
11. Сёрфинг в Интернете
12. E-mail
13. ICQ
14. Блоги
15. Фильтрация СПАМа
16. Сбои техники
17. Неправильное расставление приоритетов, текучка
18. Переделывание неправильно выполненной работы
19. Переживание ненужных эмоций
20. Эстонская гончая/черепашья скорость/фригидная размеренность
21. Ругань\конфликты
22. Пустые споры
23. Доказывание кому-либо чего-либо
24. Бесполезные дела
25. Ожидания
26. Транспорт\пробки
27. Заболевания
28. Общение с ненужными людьми
29. Неумение сконцентрироваться
30. «Жду вдохновения»
31. Отсутствие мотивации\лень
32. Курение\Перекуры
33. Привычка лежать в ванне часами
34. Долгое засыпание
35. Медленное пробуждение
36. Пересып
37. Затянувшееся распитие кофе и чая
38. Родственники
39. Нашествие гостей
40. Разгребание мусора
41. Поиск чего-либо среди мусора
42. Домашние животные

Подведём итог:

• 0-5 – Вы – поистине уникальный человек!
• 6-10 - «воры времени» присутствуют в Вашей жизни, но, пока, все находится под контролем
• Более 11 - берегитесь! Осторожно! «Воры времени» наступают, step by step. Пять минут туда, двадцать – туда, в итоге – 3 ЧАСА ПОТЕРЯННОГО ВРЕМЕНИ, что для руководителя практически неприемлемо.

С этим нужно бороться! Начать лучше прямо сейчас. Не теряя бесценного времени.

ТЕОРИИ И ПРАКТИКА ПРИОРИТЕТОВ

Существуют разные группы дел. По какому принципу их можно разделить и классифицировать? Существуют два параметра, которые способны описать практически любую задачу, это ВАЖНОСТЬ и СРОЧНОСТЬ.

Прежде, чем взяться за какое-нибудь дело, стоит задать себе ряд вопросов: что будет, если я выполню его через час, через неделю, через месяц?.. Что от этого изменится? Решив эту проблему, какую я извлеку из этого выгоду – сегодня, через месяц, через год?

Соответственно, можно сделать вывод: есть дела, которые требуют немедленного решения и участия. Задачи, не терпящие никаких отлагательств. Их мы условно занесём в категорию А. Это важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра.

Соответственно, категория В – это важные, но не срочные дела. Конечно, неплохо было бы выполнить их сию минуту, но если сделать это через, скажем, пару часов или на следующий день, это не сыграет существенной роли.

Категория С – это они, беспощадные «воры времени». Мы считаем, что любое дело, не приносящее пользы, прибыли, то есть, результата – это типичный «вор времени». Что попадает в эту категорию – читайте в вышеприведенном тесте.

Исходя из приведенной логики, все задачи, дела, звонки, е-mail и т.д. можно поделить на три группы: А, В, С.

• А – авральные задачи, нужно их немедленно выполнять
• В – плановые задачи, им нужно выделять время в календаре и выполнять неспеша.
• С – воры времени, от этих задач нужно держаться подальше. Ну или отправлять их подальше на три русские буквы… НЕТ – вот самый правильный ответ на вопрос «С» «Выполни меня?»

Три группы, описанные выше, тесно связаны между собой. Подумайте, что произойдёт, если завтра у Вас окажется 2-5 АРХИВАЖНЫХ дел, не требующие никаких отлагательств (категория А)? Получится аврал, способный выбить Вас или Вашу компанию из колеи: «С чего начать? За что браться в первую очередь?»

Если Вы проанализируете, почему так вышло, придёте к выводу – это оттого, что, в своё время, не было уделено должного внимания категории В - важным, но не срочным делам. Отсюда и возникли форс-мажоры, руководители и менеджеры. А это – типичные «воры времени». Категория С.

Конечно, «воры времени», зачастую, выжигают, крадут лишние минуты, и только в Ваших силах оптимизировать его и заставить работать на себя. О том, как это сделать, мы расскажем Вам впоследствии.

«ПОХИТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ» С ЧЕЛОВЕЧЕСКИМ ЛИЦОМ

Они - узнаваемы, потому, что существуют и работают рядом с Вами. Общение с ними либо обязательно, либо приятно. Ваши коллеги, руководители, родственники, клиенты могут стать «похитители времени» с человеческим лицом. Осознанно или неосознанно, эти люди крадут у Вас драгоценные минуты-часы.

Мой восьмилетний опыт работы даёт мне право дать некоторые советы по тому, сэкономить лишнее время, общаясь с этими «тайм-киллерами». Ведь, как ни старайся, оно неизбежно – что бы ни случилось, Ваш коллега останется коллегой, клиент-клиентом, а родственников вообще надо любить просто за то, что они есть!

Коллеги\задушевные беседы

Как же коллеги могут красть ваше рабочее время? Должен заметить, эти кровожадные «времякрады» имеют целый арсенал разного рода ухищрений, которые позволя­ют им не только не работать самим, но и не давать работать окружающим. Если вы решили добиться успеха, то вам не­обходимо знать об этих ухищрениях, чтобы избегать и бла­гополучно преодолевать их.

Ухищрение первое. Разговоры, которые, конечно, увлекательны, но очень продолжительны, иногда до та­кой степени, что занимают три четверти рабочего вре­мени. О чем же можно столько говорить? Да о чем угодно! Все начинается с того, что одна или один из работников, тяжело вздохнув, произнес сакраментальную фразу: «Ой, как же я устал(а)!» И продолжилось... Каждый пытается высказать свои соображения на данную тему, всем есть на что пожаловаться. В результате несколько часов драгоценного рабочего времени потеряно и нескоро восполнится.

Второе ухищрение - перекуры, которые раздражают всех людей, которые умеют ценить время. Как руководитель, я понимаю важность отдыха, но когда «перекур» затягивается на полдня - это непростительная потеря времени. Часто коллеги устраивают этот перерыв не раз в день, как положено и простительно, а бесконечное количество раз. Все начинается так же банально, как и в первом случае, - с предложения одного из работников немного «перекурить».

Вдумайтесь, рабочий день длится восемь часов, Вы «перекурили» десять минут с утра, десять минут в полдень, десять минут после обеда (который, кстати говоря, тоже занимает

целый час) и десять минут в конце рабочего дня, всего сорок минут. На работу остается всего семь часов двадцать минут, а если вы обсудили некоторые проблемы личного характера, то и того меньше. А за это время Вы могли бы сделать очень много, но время потеряно и его уже не наверстаешь.

Как быть в таких ситуациях? Лучше просто не вмешиваться в подобные разговоры – для них есть определённое время. Моя знакомая много раз жаловалась на то, что её постоянно отвлекали от работы вопросами. Справилась она с ними гениально и просто – женщина просто отвечала: «Ага», и «Угу». Коллеги поняли, что она увлечена работой и отстали.

Вероника Шмелёва, менеджер строительной фирмы СТК-профиль, изготовила имитацию «светофора», использовав для этого лист картона и цветные маркеры всего двух цветов – красного и зелёного. Красный демонстрировал коллегам, что она занята и не может никому уделить ни секунды свободного времени. В течение первой недели приучала свое окружение к новой символике. Дальше – воры перестали ее атаковать.

«Не ЖДАЛИ? ХЕ-ХЕ! А Я ПРИШЁЛ!»

Как нам удалось выяснить, одной из основных проблем в открытых офисах является приход нежданных гостей-посетителей.

Среднего менеджера, как показывают исследования, прерывают каждые восемь-десять минут, а после перерыва ему требуется несколько минут, чтобы восстановить прежнюю эффективность работы. Другими словами, у него есть только несколько минут интенсивной работы над заданием, прежде чем сосредоточенность вновь будет нарушена. Несколько советов, если Вас застали «врасплох». Предлагаю следующее:

• Избегайте смотреть в глаза.
• Никогда не позволяйте «похитителям времени» обосноваться.
• Выводите их из офиса (предложив ему что-нибудь показать за его пределами).
• Попробуйте вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.

Ещё один способ избавиться от посягательств на Ваше время - установить своего рода «тихий час», выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для решения накопившихся проблем. Незваным гостям об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а если нет отдельного кабинета - просто ваша просьба не беспокоить вас.

Не позволяйте «ненужным» людям красть у Вас время. Ваши цели должны быть в приоритете! При этом, здравое приличие и этикет учитывать стоит.

Вечно опаздывающие

О, эти злостные «тайм-киллеры» не только воруют драгоценное время, но и бесстыдно лгут!

- Александр Геннадьевич, мне так жаль, так жаль, что я опоздал!

Ведь неправда! Если бы ему действительно было «так жаль», он бы не опоздал. В крайнем случае – предупредил бы о том, что будет позже.

Что Вы ещё услышите от опаздывающих, желающих оправдаться, во что бы то ни стало? Верно:

- Просто не знаю, как это произошло! Я никогда не опаздываю.

Как я заметил, это утверждение как раз и говорит о том, что этот человек опаздывает всегда, или почти всегда.

Они не закончат вовремя ни один проект, что бы ни говорили. Если все же сдадут, проект будет незавершен. Они могут стать настоящими разрушителями карьеры, рассчитывая, что кто-то сделает всю работу за них. Им все равно, кого заставлять ждать.

Как бороться с «всюду опаздывающими», спросите Вы?

Обратитесь за объяснением. Не «давайте похитителю времени» спуску, заставьте его объяснить, почему он опоздал. Пусть и он почувствует, каково это - испытывать неудобства. С другой стороны, если он несколько раз произнесет свои оправдания вслух, возможно, он и сам осознает, насколько по-детски и неправдоподобно они звучат.

Один раз я назначил встречу соискателем должности в моей фирме. Встреча должна была продолжаться час. Молодой человек опоздал на 30 минут. Я с сожалением сказал, что, из-за его опоздания, встреча продлится всего полчаса, так как потом у меня намечены другие планы и встречи. Больше этот юноша не опаздывал, потому, что понял, что я не собираюсь жертвовать другими своими планами из-за него. И никто не будет.

Ссоры\Конфликты\Выяснения отношений

-Почему Вы никак не можете помириться с Вашим коллегой Сидоровым?
-Да мы бы и хотели, да забыли, из-за чего ссорились!

Этого «вора времени» я тоже отношусь к «похитителям минут с человеческим лицом», так как ссоры не возникают без конфликтующих сторон.

В случае возникновения конфликтов, самое лучшее – дать «недовольному» выговорится до конца, пока не выпустит весь пар. Иные люди не столько злы, сколько им хочется просто выгово­риться, излить душу. Вот пусть и сделают это. Им сразу станет легче, а вы за это время сообразите, что им лучше всего ответить. Понуждайте человека рассказать вам все, что его беспокоит.

Порой человек говорит, говорит, а до главного, что его волнует больше всего, все не может добраться. В таком случае попросите его под­елиться с вами всеми сомнениями, а вы тем временем сумеете понять суть проблемы, которая волнует его прежде всего. Уверенный, решительный тон, без оттенка грубости или агрессии всегда поможет вам в разговоре. Человек уверенный вовсе не значит «вежливый» или «неприятный». Научитесь говорить «нет», когда вы и в самом деле думаете так. И говорите «да» лишь тогда, когда вы действительно согласны. Даже не видя вас, человек проникается к вам уважением, чувствуя, сколько уверенности звучит в вашем голосе.

Самое интересное – обычно, желая привлечь внимание к проблеме, люди начинают повышать голос. Лучше, как я заметил, наоборот, говорить тише. Это заставит прислушаться. Говорите без оскорблений.

У Ирины, редактора одного из телеканалов, была манера «припоминать» всё, что только можно, когда её что-то не устраивало в своих коллегах или в их работе:

- А я знала, знала! Помню, ещё в прошлом году ты «зажал» празднование своего Дня рождения, а потом, когда шёл из столовой, толкнул меня плечом. Я чуть с лестницы не упала! Теперь – это.

Я советовал ей воздерживаться от подобного рода замечаний, но она отмахивалась:

- Я – эмоциональный человек. Пусть бояться – больше будут уважать.

В итоге, как выяснилось, над этой женщиной смеялись все коллеги. Ни о каком «страхе» и, тем более, об уважении, речи не шло. Ни в коем случае не снисходите до подобного тона общения, даже если прослеживаете в столкновении на лестнице и опозданием сотрудника\коллеги на работу печальную закономерность. Это охарактеризует Вас как человека злопамятного, что не добавит Вам очков. И, опять же, лишнее время потратите! Проще сказать:

- Меня не устраивает вот это, и вон то, надеюсь, впредь такого не будет, - чем перечислять всё, чем вам не угодил этот человек за все годы совместного сосуществования на работе.

Хронофаг-РУКОВОДИТЕЛЬ

Цель руководителя – грузить сотрудников правильными задачами. Если выполнение задач приводит к прибыли компании то руководитель справляется со своей работой. Так может ли босс быть вором времени? Да. Факт жизни таков, что руководитель тоже «с человеческим лицом» и ему свойственны соблазны хронофагов.

Что делать? Как защитить себя от босса похитителя рабочего и зачастую личного времени.

Во-первый можно аппелировать к трудовому кодексу. Это если у вас ничего другого не остается. Случалось ли Вам задерживаться на работе допоздна или даже оставаться до утра, потому, что об этом настоятельно попросил руководитель? Горящие сроки сдачи проекта, груды бумаг, которые должны быть сданы завтра в 9-00, - как часто бывают такие ситуации! А как часто Вам оплачивают Ваше усердие?

Нормальная продолжительность рабочего времени работников на предприятиях, в учреждениях, организациях не может превышать 40 часов в неделю (ст.42 КзоТ РФ).

При этом учтите, что можете и потерять работу. Ведь обращение к трудовому кодексу и пеняние руководства статьями приведет к справедливому решению: «зачем нам залобщик?». Вас, мягко сказать, попросят.

В случае, внеплановых распоряжений начальства можно использовать одно из следующих руководств:

1. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна.
2. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала.
3. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый».
4. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «Важная», а какая не просто важная а «Авральная»
5. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

Тётушка Мотя и прочие родственники

Почему-то, дяди Васи и тёти Агриппины из Подмосковья решают совершить «набег» на Ваши владения в самый неподходящий момент, когда это ну просто катастрофически неудобно! Они не требуют экскурсии по Москве (уже хорошо!), но отнимают очень много времени.

Чтобы избежать (или, по крайней мере, попытаться) подобных ситуаций, стоит строго оговорить с близкими\родственниками, что, прежде чем совершать «нашествие», Вас нужно об этом предупредить, а не поставить перед фактом:

- Сашенька, внучок, а мы у подъезда!.. Сюрприз!

Мягко напомните, что Вы – работающий, занятой человек. Скажите, что Вы готовы помочь близким с гостиницей, но не располагаете временем.

В крайнем случае, если родственники-знакомые ставят Вас перед фактом:

-Мы приезжаем завтра! - можно поступить как Кролик в небезызвестном мультфильме про Винни-Пуха: «Ой, нет, по правде говоря, я и сам собирался уходить...» Сказать, что Вы уезжаете далеко и надолго, например, в командировку, – тоже действенный способ.

Поскольку вы не в состоянии изменить тот факт, что определенные люди являются похитителями времени, снизьте их шансы повлиять на вашу жизнь.

Главное, - не подстраивайтесь под них. Не меняйте ради них свои планы!

Вы можете задать автору интересующие Вас вопросы по телефону +7 (495) 796-11-35 или по электронной почте avtor@src-master.ru.

• Время Команды
• Время Компании
• Время руководителя: 24+2
• Делегирование как реализация потенциала сотрудников
• Проведение совещаний: от слов к Действиям!
• Тайм-менеджмент - технология управления временем
• Экспертные продажи: выстраивание долгосрочных отношений с партнерами