• Главная
•  > 
• Статьи
•  > 
• Использование программного продукта Microsoft Project для взаимодействия с клиентами в процессе личной продажи проекта

Использование программного продукта Microsoft Project для взаимодействия с клиентами в процессе личной продажи проекта

Аркадий Пасерба

Как справедливо отмечает в своей статье на популярном интернет-ресурсе «Хабрахабр» Д. Штилерман, «если не вдаваться в детали, проект надо сначала продать, а потом исполнить» [1]. С этим, как говорится, не поспоришь, тут все ясно. Однако поскольку дальше автор обильно пересыпает свою речь профессионально-жаргонными англицизмами, характерными для IT-менеджера, но не вполне понятными большинству читателей, предлагаю вам собственное изложение некоторых его идей.

Продажа

В процессе продажи мы должны с помощью создаваемых в ее ходе документов (оценок бюджета и сроков, планов проекта, коммерческих предложений) ответить себе и клиенту на следующие вопросы:

• Содержание проекта и продукта: что получится в результате проекта?
• Сроки: сколько времени проект продлится, в какие моменты и что именно будет происходить (обычно с точностью до конкретных поставок, фаз или этапов)?
• Стоимость: сколько это будет стоить, когда платить?
• Ресурсы и усилия: какие люди для этого нужны и в какие моменты, сколько усилий и чьих именно уйдет на каждую из задач или иных элементов содержания проекта?
• Зависимости: каких материалов, действий, какой информации проектная команда ожидает от клиента или от третьих сторон проекта, в какие моменты?
• Приемка: как определить, что полученные в ходе проекта результаты соответствуют договоренностям и потребностям клиента?

Кроме того, необходимо учитывать следующее:

• Еще в ходе продажи и предварительных переговоров упомянутые выше документы часто приходится переделывать по нескольку раз, часто в очень короткие сроки.
• Документы обычно существуют в форме файлов, обмен которыми происходит по электронной почте.
• Клиенты любят видеть детализацию стоимости (бюджета или сметы проекта) по разным критериям (особенно по этапам проекта и функциональности), а также задавать вопрос: «Если вот это выкинуть, как изменятся цена и сроки?» [1].

Далее Д. Штилерман переходит к подробному разбору преимуществ и недостатков программного комплекса Microsoft Project как средства управления собственно проектом разработки программного обеспечения. Мне же хотелось бы посвятить свою статью краткому представлению возможностей, открывающихся перед профессиональным продавцом различных комплексов или пакетов услуг, объединяемых обычно в проекты, причем самой разной отраслевой принадлежности, еще на этапе так называемого пресейла, т.е. от начала переговорного процесса и до подписания первого контракта. Важно сразу подчеркнуть, что практически все описанные мной ниже преимущества использования продавцами информационных систем управления проектами могут быть продемонстрированы на программных продуктах и других производителей, так что в этом смысле Microsoft Project — просто личный выбор автора.

Коммуникация

Начну с позитивного личного примера. На рис. 1 приведен скриншот корпоративного шаблона расписания проекта, которым я успешно пользовался в течение нескольких лет, активно занимаясь личными продажами услуг в сфере консалтинга и системной интеграции.

Рис. 1. Фрагмент корпоративного шаблона расписания проекта: пресейл-этап

Перечень работ/задач этого плана, как хорошо видно из скриншота, с одной стороны, довольно эклектичен, поскольку рождался на практике из хитроумного переплетения самых разнородных требований руководства компании, ключевых заказчиков, внешнего ISO-аудитора и других традиционных стейкхолдеров. С другой стороны, данный шаблон абсолютно универсален, т.е. потенциально применим к проектам в любой сфере бизнеса, будь то проведение рекламной кампании, строительство коттеджей или открытие филиала торговой фирмы в соседнем регионе.

Очевидно также, что едва ли не большая часть строк данного шаблона может быть применена и с успехом использована еще на этапе предварительных переговоров с потенциальным заказчиком для решения, например, следующих задач:

• презентации компании-исполнителя, технологии и будущего продукта проекта;
• подготовки самой первой версии (драфта) плана работ и обсуждения его с заказчиком;
• создания записи о проекте в корпоративной системе учета трудозатрат на взаимоотношения с клиентами (например, в CRM-системе);
• подписания соглашения о конфиденциальности, если заказчик требует этого еще до принятия решения о заключении контракта;
• представления и более подробного освещения для заказчика опыта выполнения аналогичных проектов, если его собственные функциональные требования к продукту, что называется, сильно размыты;
• обсуждения с потенциальным заказчиком ваших взглядов и установок по поводу логистических схем, платежей по договору, оформления бухгалтерских документов, управления рисками.

Чем ценен в данном случае сам Microsoft Project для коммуникации с еще пока «не вполне вашим» клиентом? Бесспорно, все перечисленные вопросы можно согласовывать с последним через электронную почту, по телефону и даже просто при личной встрече, каждый раз разъясняя «на пальцах» и фиксируя «на коленке» (или в обычном текстовом редакторе) те или иные существенные для обеих сторон аспекты будущего сотрудничества. Но о ком мы сейчас говорим — о наемном менеджере по продажам сложного оборудования, высокотехнологичной услуги или целого комплекса работ и материальных активов, например, частного дома, построенного по индивидуальному проекту? Если да, то понятно, с одной стороны, что профессионализм такого продавца определяется его личным опытом, однако, с другой стороны, полагаться на личный опыт, подкрепленный автоматизированным инструментом, значительно безопаснее.

Вот, например, какую подсказку в поле «Заметки» выдает пользователю корпоративный шаблон расписания проекта при входе в задачу «Создание «бумажной» папки по проекту» (рис. 2). Лично мне не встречались заказчики, которым претила бы такая формализация взаимоотношений, обязательств, графика планируемых встреч и переговоров по поводу продажи действительно сложных интеллектуальных услуг, требующих оперирования достаточно объемными массивами информации в ходе коммерческих переговоров.

Рис. 2. Вкладка «Заметки» окна «Сведения о задаче»: перечень стандартных действий менеджера
и администратора будущего проекта с момента появления в нем первого официального документа

Конверсия

Не секрет, что продажа сложных товаров и услуг — это, по сути, процесс не столько привлечения внимания клиента к уже готовому конкретному продукту, сколько вовлечения его в некую совместную активность. В интернет-маркетинге прижился термин «конверсия», который служит для обозначения отношения числа посетителей сайта, выполнивших на нем какие-либо целевые действия (скрытые или прямые указания рекламодателей, продавцов, создателей контента) — покупку, регистрацию, подписку, посещение определенной страницы сайта, переход по рекламной ссылке – к общему числу посетителей сайта [2]. Воспользуюсь этим популярным выражением для пояснения следующей идеи.

Как показывает моя многолетняя практика использования различных программных продуктов в ходе коммерческих переговоров (в том числе российских и западных CRM-систем, программных комплексов BPM- и BI-класса), Microsoft Project хорошо подходит именно для вовлечения потенциального заказчика в процесс совместной разработки предварительных планов, расписаний и регламентов работы в будущем проекте. Первая причина — простота и наглядность программы (все-таки по этим параметрам мало что может сравниться с диаграммой Ганта, отметившей недавно свой столетний юбилей!), вторая — очень широкое распространение в бизнес-среде программных средств от компании Microsoft.

Некоторые, казалось бы, простые операции достаточно быстро конвертируют типичного современного пользователя интернет-ресурсов в реального участника двухстороннего контракта. Заметим, что при этом он может и не являться сколько-нибудь продвинутым пользователем специализированного программного обеспечения и даже видеть информационную систему управления проектами впервые. Приведу примеры таких операций:

• связывание стрелками временных или технологических зависимостей этапов и работ проекта (на фоне обстоятельного обсуждения причин этих зависимостей);
• формирование общей ресурсной модели проекта с включением в нее ресурсов компании-заказчика (поскольку сложные проекты крайне редко выполняются только силами исполнителя);
• создание представления «Риски» с выбранными лично заказчиком вариантами визуализации тревожных семафоров.

Таблица. Средние оценки прироста эффективности после внедрения информационной системы управления проектами в разных областях

Источник: [3].

Эффект прироста такой конверсии хорошо иллюстрирует вышеприведенная таблица. В ней представлены средние оценки прироста эффективности типовых бизнес-процессов в организации, ведущей свою деятельность в виде проектов, после внедрения в ней информационной системы управления проектами. Курсивом выделены направления максимального (более 30%) прироста организационной эффективности. Интересно, что все они пришлись именно на такие аспекты чисто сбытовых функций, как информированность заказчика (32,5%), вовлечение заказчика (44,4%) и, наконец, собственно рост продаж (34,2%).

Производительность

Немаловажным плюсом использования Microsoft Project профессиональными продавцами может являться и увеличение производительности их труда. Сколько реального времени уходит у менеджеров по продажам на разработку, например, планов типовых мероприятий по продвижению их товаров и услуг? А ведь эту работу вовсе не обязательно всякий раз выполнять самому и, что называется, с нуля. Минимальное знакомство с интерфейсом программного комплекса позволяет при создании актуальных наборов пресейл-событий обращаться к типовым шаблонам, представленным на сайте производителя. На рис. 3 приведен самый простой пример традиционной последовательности шагов в рамках подготовки и проведения демонстрации внешнему заказчику продукта компании.

Кроме этого шаблона, менеджер по продажам может также воспользоваться:

• комплексным планом выставки;
• планом запуска нового продукта;
• графиком управления поступающими запросами ценовых предложений;
• планом рекламной кампании;
• планом разработки бренда.

Понятно, что не все из этих шаблонов могут быть в полной мере отнесены к инструментам личных продаж. Однако в качестве наглядных подсказок, визуальных стимулов, позволяющих сфокусировать внимание профессионального продавца на критически важных аспектах его повседневной деятельности, они вполне функциональны, тем более что аккумулируют в себе международный опыт аналогичных проектов, реализованных другими менеджерами.

Стоит также заметить, что сегодня уже не только корпоративные, но и многие государственные заказчики, в первую очередь министерства и ведомства федерального уровня, при проведении конкурсных процедур в соответствии с законодательством о госзакупках (законом №ФЗ-94 и другими нормативными актами) активно используют информационные системы управления проектами. Например, как одно из требований к оформлению календарного плана проекта в составе приложений к конкурсной заявке участника конкурсная документация может определять набор предлагаемых к применению программных продуктов EPM-класса.

К сказанному стоит добавить, что рассмотрение личных продаж, традиционно воспринимаемых в качестве довольно рутинной бизнес-функции, в концепции проектной деятельности, т.е. деятельности временной и ведущей всякий раз к достижению уникального результата, представляется вообще чрезвычайно плодотворной идеей. Автору уже приходилось выступать с рядом публикаций по этой теме, в частности в журнале «Управление продажами» [5]. Здесь я лишь хотел продемонстрировать, что использование в работе продавца информационной системы управления проектами поднимает его на качественно новый уровень профессионального развития, улучшая коммуникацию и взаимопонимание с клиентом, повышая конверсию коммерческих контактов, улучшая эффективность и производительность его повседневной работы на переднем крае бизнес-деятельности организации.

Источники

1. Microsoft Project delenda est. — http://habrahabr.ru/post/150800.
2. Конверсия в интернет-маркетинге. — http://ru.wikipedia.org/wiki/Конверсия_(в_интернет-маркетинге).
3. Стутко Н. Эффективность использования информационной системы управления проектами (ИСУП). — http://www.microsoftproject.su/files/1617/Stutko01.pdf.
4. Office 365. — http://office.microsoft.com.
5. Пасерба А. Управление presale-проектом: продажа высокотехнологичных услуг в свете методологии PMBOK // Управление продажами. — 2012. — №4.

Опубликовано в журнале «Личные продажи»

• Управление проектами на основе PMI PMBOK GUIDE®-5-2013 и ГОСТ Р54869-2011 с использованием Microsoft Project-2013
• Управление проектами: стандарты, методики, алгоритмы