Примите участие в нашем исследовании для HR-специалистов.
Бесплатный вебинар о том, как искусственный интеллект поставить на помощь рекрутеру, повторим 23 июня.
Находясь на этом сайте, вы соглашаетесь на использование файлов cookie в соответствии с принятой Политикой защиты персональных данных. Если вы не согласны, измените настройки вашего браузера или не используйте сайт.
Отправляя любую форму на сайте, вы соглашаетесь с Политикой защиты персональных данных.
Каждый из нас хотя бы иногда думал: вот если бы удавалось делать максимум возможного каждый день! Может быть, существует какая-то «формула успеха», которая помогла бы этого добиться? В ходе консультационной деятельности я вывел правила, позволяющие сделать рабочий день максимально эффективным.
Представьте себе эквалайзер, четыре полосы которого мы условно обозначим как:
Каждый из ползунков может находиться на шкале в любом положении − от самого нижнего до самого верхнего. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй («алгоритмы») изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.
Насколько детально вам известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, и нет инструкции, как ее выполнять, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100%.
Описание бизнес-процессов на уровне организации выливается в должностные и технологические инструкции, иначе говоря, стандарты. Конечно, это зависит от того, чем занимается компания, но общее правило таково: чем более формализована деятельность, тем быстрее движется работа. Например, в ресторанах МакДональдс стандарты существуют буквально для всего – формализация близка к 100%. В другой сети руководство также уделяет внимание разработке и внедрению стандартов, но пока что степень формализации составляет 60-65%. В результате имеем наглядное доказательство действенности первого ползунка − в МакДональдс очереди движутся в три раза быстрее, чем в этой отечественной сети.
Но вернемся к нашей схеме. Чем выше вы поднимаете ползунки вверх и чем большее количество ползунков вверху, тем больше вы можете успеть перелопатить дел. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день работы. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все. Второй ползунок – эффективность алгоритмов.
Отвечает на вопрос «КАК я выполняю задачу?». Не секрет, что можно достичь одного и того же результата разными путями. Как дорога от дома до работы. Есть несколько маршрутов. Так вот, самый короткий маршрут – это и есть самый эффективный алгоритм.
К эффективности алгоритма относится как последовательность действий, так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла растущую нумерацию «001», «002» и т. д. до 100. Вы можете каждый файл переименовывать вручную. В этом случае вам придется совершить более 500 действий: выбрать мышкой файл, кликнуть Rename, набрать название, сохранить и т.д. Можете немного помочь себе, используя Shortcut буфера обмена. Количество действий возрастет до 600, но время на их выполнение немного уменьшится. Наконец, вы можете воспользоваться пакетным переименованием файлов с использованием специального программного обеспечения. В этом случае алгоритм будет выглядеть так:
При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!
Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.
Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем переименовывание «руками».
Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер с принтером и первые текстовые редакторы. В России, кто помнит начало девяностых, это были Лексикон, МультиЕдит; принтеры были матричными. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться.
Третья шкала – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается навык с 7-9 повторений. С каждым успешным повторением скорость работы будет выше при последующем выполнении.
При обучении информация проходит следующие стадии автоматизации. Вначале есть некие знания, которые мы усваиваем. После отработки в практикумах эти знания переходят на уровень умений. То есть когда я не только могу рассказать и ответить на вопросы из области знаний, а умею применять полученные знания для решения практических задач. Когда мы несколько раз решили практические задачи, то умения могут сформироваться в навыки. Навыки – более высокий уровень автоматизации, они находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы можете выполнить задание «не задумываясь», то есть быстро и легко.
Критерий, разделяющий умения и навыки, – скорость выполнения и легкость выполнения. Если, решая задачу, вы делаете ее качественно и быстро и при этом не испытываете «головной боли», то у вас однозначно выполнение этой задачи происходит на уровне навыков.
Вершина пирамиды – привычки. Наш максимум. Привычка – когда вы уже не осознаете, почему это делаете и как делаете. Вы просто ТАК ДЕЛАЕТЕ.
Хорошую метафору привел один из участников тренинга. Если навык – это «могу копать, могу не копать», то привычка – «не могу не копать».
Что такое обучение? Это повышение степени автоматизации действий. Правило семи применительно к обучению гласит следующее: максимум нужно 5–9 раз повторить, чтобы с одного уровня перейти на следующий. То есть 5–9 раз ответили на один и тот же вопрос – есть гарантия, что появились в голове знания. 5–9 раз применили полученные знания на практике – выработались умения. 5–9 раз выполнили задачу быстро – переходим на уровень НАВЫКОВ.
Только здесь есть одно «но». Чтобы выработались навыки, следует минимум одну календарную неделю применять на практике умения хотя бы один раз в день успешно. Навыки вырабатываются минимум за календарную неделю. Иногда у «особо одаренных» людей на выработку навыков уходит 2–4 недели. Это нормально, скорость развития индивидуальна. А вот если речь заходит о привычках, то здесь требуется уже 3 календарных месяца. Приведенные данные следует учитывать при нововведениях в своей жизни и жизни компании. Решили что-то поменять – в течение 3 месяцев держите заданный курс, несмотря ни на какие сопротивления. С каждым днем они будут ослабевать и к концу срока исчезнут вовсе – знак того, что действия достигли максимума, уровня привычек.
Понимая процесс автоматизации действий, мы можем им управлять. Главное правило: упражняйтесь и многократно повторяйте простые действия. Отрабатывайте то, что узнали, пробуйте на практике. Единственно ценные знания – которые полезны в практическом применении. Практика позволит быстрее выработать навыки, а только они действительно экономят наше время. Это относится не только к физическим действиям, таким как слепая печать, сортировка бумаг на столе, набор телефонных номеров. Это также применимо и для умственных операций, таких как принятие управленческих решений. Если руководитель принимал аналогичное решение десятки раз, то в очередной ситуации он примет решение гораздо быстрее, «на автомате». Как говорят сами боссы – «делаю выбор интуитивно». В нашей трактовке управленческая интуиция – быстрое принятие качественных решений на уровне подсознания.
Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? На схеме вверху − 0%, а внизу − 100%. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале этот показатель должен быть равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть выжать максимум из рабочего дня.
Самое важное − защитить свой рабочий день от прерывателей, «воров» времени. Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним.
Самый распространенный тип «воров» времени – телефонные звонки. Чтобы минимизировать ущерб, который они наносят вашему рабочему времени, можно разработать сценарии реагирования на разные категории звонков, а также научиться быстро их категоризировать, чтобы с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему».
Категории телефонных звонков и сценарии «быстрого реагирования»
Еще одна распространенная проблема, которая особенно часто встречается в офисах open space − «внезапно пришел человек». Чтобы сократить потери времени, связанные с приемом неожиданных гостей, можно использовать несколько приемов. Например, вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение. Создать график приема посетителей. Выделить «дежурного менеджера», который будет их принимать. Организовать пространство для гостей, где они не будут мешать сотрудникам – переговорные комнаты и «комнаты ожидания».
Кроме неожиданных посетителей из «внешнего мира», в открытых офисах часто те, кто не занят, отвлекают своих соседей. Интересное решение этой проблемы было найдено в ульяновской компании «Дворцовый ряд», где сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «Отвлекать нельзя!». После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит можно подходить, задавать вопросы.
Кроме коллег, источниками постоянных помех часто выступают начальники и подчиненные. Например, в крупных компаниях от работы отрывают традиционно сложившиеся внеплановые совещания и сессии «летучек на 15 минут», которые затягиваются на часы. При «рваном» графике продуктивность работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально.
«Внезапное» совещание. Сценарии «быстрого реагирования»
Разрывают день и внеплановые распоряжения начальства. Если они появляются регулярно, можете попробовать предложить руководителю выставить приоритеты задач, а также установить «интервал ответственности» − промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику дали список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню (8 часов). Если в понедельник поставили задачи и проверяют в пятницу, то интервал ответственности – неделя. Для убедительности можно зафиксировать распоряжения начальника и показать ему это «досье» через неделю, указав, какая часть поручений была важной, но не срочной, а какая – действительно и важной, и срочной.
Конечно, эти советы применимы к адекватному начальству. С не вполне адекватным можно попробовать справиться, наняв референта, который будет распределять поручения от руководителя подчиненным. Также можно дать руководителю обратную связь в виде тренинга, который покажет, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала. Ну и, разумеется, неплохо помнить самим, что эффективность ваших подчиненных зависит от того, могут ли они поработать спокойно, без «входящих».
Следующая группа «прерывателей» – сбои в работе техники. Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Для того чтобы успешно справляться с мелкими и крупными техническими неприятностями, можно составить график контроля техники и проводить регулярный техосмотр. Так вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем». Не помешают и заранее подготовленные инструкции по исправлению проблем. Можно поручить офис-менеджеру следить за тем, чтобы в офисе всегда были запасные картриджи для принтера и пачки бумаги. Или подстраховаться, заключив договор с копицентром об аренде оборудования или приоритетной печати.
Полезными, особенно для небольших компаний, оказываются описания инфраструктуры в радиусе офиса − где что можно купить, напечатать и т. д. Такой список можно просто повесить на стену, чтобы его можно было найти даже с неработающим компьютером.
Часто случаются сбои почтовых систем. На этот случай не помешает иметь резерв в виде почты на одном из бесплатных серверов. А чтобы сократить время поиска писем, удобно настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным email.
К внешним факторам срыва рабочего графика относятся в первую очередь пробки, которые сегодня регулярно возникают во многих крупных городах России. Чтобы терять меньше времени, попытайтесь оптимизировать свою деятельность во время поездок, больше используйте возможности городского транспорта, обращайтесь к курьерским компаниям и такси.
Пробки на дорогах. Как минимизировать потери времени?
Обратим внимание на взаимодействие всех четырех полос. Если формализация на 0%, технологии каменного века, навыков нет и постоянные «входящие», то успеть что-либо практически нереально. Если формализация высока, технологии эффективны, навыки доведены практически до автоматизма и никто не отвлекает − то за день вы успеете сделать очень многое. Поэтому:
Это четыре направления, которые следует развивать. Разрабатывая каждое из этих направлений, совершенствуя их, вы сможете успевать каждый день выполнять все больше и больше дел. Как сказала одна из участниц тренинга по тайм-менеджменту: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.
Обучение антикризисному управлению
Курсы ВЭД
Курсы для генеральных директоров
Курсы для директора по персоналу
Обучение для торговых представителей
Курсы по интернет маркетингу
Обучение по профстандартам
Курсы управления ассортиментом в рознице
Тренинг управленческих навыков
Тренинг по коммуникации
Курсы мерчендайзера
Управление мотивацией персонала
Коучинг тренинг
Система обучения персонала
Оценка персонала
Курсы по подбору персонала
Тренинг по ораторскому искусству
Тренинги - системное мышление
Тренинги продаж b2b
Тренинг продаж по телефону
Обучение торгового персонала
Тренинг для тренеров
Тренинг по переговорам
Тренинг по активным продажам
Тренинг по командообразованию
Тренинг отдела продаж
Курсы коммерческого директора
Курсы по управленческому учету
Курсы для финансовых директоров
Курсы по финансовому анализу
Тренинг - финансы для нефинансистов
Тренинг по лидерству
Курсы E-learning